Procesbegeleiding

Wat is procesbegeleiding?

Voordat de procesbegeleiding van start gaat, stellen wij een helder advies op voor de VvE. Vaak is dit een (Duurzaam) Meerjarenonderhoudsplan, waarin meerdere verduurzamings- en/of onderhoudspakketten zijn uitgewerkt. Deze pakketten variëren van het wegwerken van achterstallig onderhoud tot volledige verduurzaming van het gebouw.
Na het advies komt de VvE voor een belangrijke keuze te staan: welke richting gaan we op? Wordt er gekozen voor verduurzaming of enkel het wegwerken van het achterstallige onderhoud? Het is essentieel dat VvE-leden goed geïnformeerd zijn over de gevolgen van elk pakket.

Met onze procesbegeleiding helpen wij de VvE bij dit keuzeproces. We zetten per pakket de voor- en nadelen uiteen, berekenen de maandlasten, werken financieringsmogelijkheden uit en schetsen de vervolgstappen. Zo weet elk lid precies wat de impact is van de keuzes die op tafel liggen.

Procesbegeleiding bij Laan35

Procesbegeleiding bij Laan35 omvat de volgende onderdelen:

• Pakketbespreking: Wanneer procesbegeleiding parallel loopt aan het opstellen van het Energieadvies of DMJOP, bespreken we de pakketten tussentijds met de duurzaamheidscommissie, technische commissie en groot-eigenaren. Dit geeft ruimte voor vragen, aanvullingen en verduidelijking. Zo sluiten de rapportages optimaal aan op de wensen van de VvE.
• Woonlastenberekening: We maken voor elk pakket inzichtelijk wat de gevolgen zijn voor de woonlasten. Hierbij kijken we naar energiebesparing, benodigde financiering, subsidiemogelijkheden, veranderingen in onderhoudsreserveringen, beschikbare middelen in kas en de huidige maandlasten/begroting.
• Presentatie tijdens een ALV of bewonersavond: de maatregelpakketten worden gepresenteerd aan alle leden, waarbij we het verduurzamingsproces toelichten en vragen van bewoners beantwoorden. Er is ook ruimte voor bewoners om feedback en input te geven. Tijdens de presentatie bereiden we de bewoners ook voor op het maken van een keuze voor één van de pakketten. Ook informeren we de bewoners over de vervolgstappen nadat een keuze is gemaakt en de kosten die deze stappen met zich meebrengen en het mandaat dat daarvoor nodig is.
• ‘Two-pager’: Voorafgaand aan de presentatie ontvangen de leden een overzichtelijke samenvatting in duidelijke, begrijpbare taal met kernpunten van elk pakket. Zo kunnen zij zich goed voorbereiden op het besluitvormingsmoment.

Vaste procesbegeleider: Gedurende het hele traject heeft u één aanspreekpunt die samen met u het proces doorloopt, het aanspreekpunt is, het advies toelicht en de presentatie verzorgt.

Wat gebeurt er nadat er een besluit is genomen?

Onze procesbegeleiding loopt tot en met het moment waarop de VvE een keuze maakt voor een specifiek maatregelenpakket dat verder uitgewerkt mag worden. Zodra dat besluit is genomen, verschuift de focus van besluitvorming naar uitvoering. Vanaf dat moment stopt de procesbegeleiding en start, indien gewenst, onze uitvoeringsbegeleiding.

In deze fase treedt de procesbegeleider bewust meer naar de achtergrond. De begeleiding wordt overgenomen door een projectleider planmatig onderhoud, die verantwoordelijk is voor de technische uitwerking, zoals het opvragen en vergelijken van offertes, het begeleiden van eventuele onderzoeken (zoals asbestonderzoeken of flora&fauna toetsingen) en het opstellen van uitvoeringsplannen. Tegelijkertijd wordt het financieringstraject opgepakt door een financieringsexpert van Laan35, die de lening- en subsidieaanvraag verzorgt.

Doordat we al in het voortraject nauw betrokken waren, kunnen we in de uitvoeringsfase efficiënt en met volledige kennis van het dossier doorpakken. Zo blijft de continuïteit geborgd en wordt de VvE volledig ontzorgd in het vervolgtraject.